Trong hoạt động diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp, hợp đồng là một loại giấy tờ pháp lý không mấy xa lạ. Hợp đồng là một loại giao dịch dân sự làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên trong hợp đồng.
Trong phạm vi bài viết này, tôi sẽ điểm qua một vài lưu ý mà tôi nghĩ là hữu ích với các nhà quản lý doanh nghiệp liên quan đến công tác quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp của mình.
1. Các loại hợp đồng thường tồn tại trong hoạt động của doanh nghiệp
- Thoả thuận của các cổ đông sáng lập, thành viên góp vốn;
- Hợp đồng kinh tế như: Hợp đồng mua bán hàng hoá, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng thi công xây dựng, hợp đồng hợp tác kinh doanh,…Tuỳ vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp sẽ có loại hợp đồng kinh tế phù hợp để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp;
- Hợp đồng lao động.
2. Lý do cần chuẩn hoá hợp đồng trong doanh nghiệp
Chuẩn hoá hợp đồng trong doanh nghiệp là công tác soạn thảo, rà soát, ban hành hệ thống mẫu hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Lý do cần chuẩn hoá hợp đồng trong doanh nghiệp bởi:
- Tính quan trọng của hợp đồng, làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp;
- Để đảm bảo hợp đồng có hiệu lực và làm cơ sở cho các bên trong hợp đồng tuân thủ nghĩa vụ;
- Đảm bảo được quyền lợi cho doanh nghiệp của bạn;
- Hạn chế được rủi ro pháp lý từ hợp đồng. Rủi ro pháp lý là những sự cố pháp lý phát sinh và gây tổn thất cho doanh nghiệp. Tổn thất đó có thể là tiền, uy tín hoặc thậm chí là trách nhiệm hình sự đối với nhà quản lý doanh nghiệp.
3. Điều kiện để hợp đồng có hiệu lực
Hiện nay, Bộ Luật Dân sự quy định có 04 điều kiện để hợp đồng có hiệu lực:
Một là, chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng được xác lập;
Hai là, chủ thể tham gia hợp đồng hoàn toàn tự nguyện;
Ba là, mục đích và nội dung của hợp đồng không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội;
Bốn là, hình thức của hợp đồng phù hợp với quy định pháp luật.
Một bản hợp đồng chỉ phát sinh hiệu lực nếu đáp ứng bốn điều kiện nêu trên.
4. Làm thế nào để chuẩn hoá hợp đồng trong doanh nghiệp
Công việc soạn thảo và rà soát hợp đồng là công việc đòi hỏi tính chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn cao. Thông thường, đây là công việc của bộ phận pháp chế và các luật sư.
Nếu doanh nghiệp của bạn đã có bộ phận pháp chế thì bộ phận pháp chế sẽ là đơn vị phụ trách việc xây dựng biểu mẫu các loại hợp đồng thông dụng mà doanh nghiệp bạn cần, rà soát các hợp đồng từ đối tác, xử lý các rủi ro pháp lý phát sinh từ hợp đồng đã ký kết.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng điều kiện để có một bộ phận pháp chế. Với các doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế có thể sử dụng dịch vụ soạn thảo và rà soát hợp đồng thuê ngoài từ những đơn vị cung cấp dịch vụ có khả năng chuyên môn.
5. Các lỗi nhà quản lý hay gặp liên quan đến công tác quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp
- Không chuẩn hoá bộ hợp đồng cho doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu, để đến khi xảy ra tranh chấp mới bắt đầu bắt tay vào làm. Hay nói cách khác là “mất bò mới lo làm chuồng”, đến lúc đấy thì doanh nghiệp đã phải gánh chịu các rủi ro pháp lý như tổn thất về tiền, công sức, thậm chí là ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp.
- Tải các form hợp đồng mẫu trên mạng rồi điền các thông tin cơ bản vào mà không rà soát để chỉnh sửa, bổ sung thêm các điều khoản cho phù hợp với giao dịch mà doanh nghiệp thực hiện.
- Giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận hành chính nhân sự kiêm nhiệm việc xây dựng, rà soát hợp đồng. Đây là điều rất phổ biến trong các doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế. Nhà quản lý cần lưu ý rằng, việc soạn thảo và rà soát hợp đồng là công việc đòi hỏi có tính chuyên môn cao, chỉ những người có chuyên môn trong ngành luật mới am hiểu pháp luật và đủ khả năng để rà soát, lường trước các vấn đề pháp lý có thể phát sinh, từ đó dự liệu các điều khoản để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp, hạn chế các rủi ro pháp lý từ hợp đồng. Việc giao cho các bộ phận không có đủ năng lực chuyên môn sẽ dẫn đến việc không đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn.
Rủi ro pháp lý đến từ hợp đồng được xem là những rủi ro nguy hiểm, mang đến nhiều tổn thất cho doanh nghiệp. Vì vậy, các nhà quản lý cần chú trọng vào công tác chuẩn hoá hợp đồng và xây dựng bộ mẫu hợp đồng thật chặt chẽ cho doanh nghiệp của mình.
